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Les entretiens individuels c’est comme les huitres…
ou « y’a pas que le muda dans la vie ».
Si vous vous êtes un tant soit peu intéressé au lean, vous avez certainement entendu parler du muda. Vous trouverez quantité de vidéos et de présentations diverses qui vous expliquent en quoi consistent les 7 catégories de gaspillages qui composent le muda.
Je vais vous parler de ses deux acolytes, le muri et le mura, moins connus mais tout aussi importants, que je vais illustrer avec un des outils que tous les managers connaissent : l’entretien individuel (également appelé entretien d’appréciation, entretien d’évaluation, bilan annuel, mauvais moment à passer, etc.).
Jean-Jacques est responsable d’un atelier de 70 personnes. Il doit mener avec chacune(*) de ces 50 personnes un entretien individuel tous les ans, et comme les huîtres, les entretiens individuels ça ne se fait pas tous les mois de l’année, seulement les mois en -bre. Le service RH impose donc à Jean-Jacques de mener les 50 entretiens sur le mois de septembre, sous peine de subir des tortures raffinées comme gérer à la main les compteurs de récupération.
Notre Jean-Jacques va donc faire de la place dans son agenda pour y mettre 50 créneaux pour réaliser les entretiens en temps et en heure. Les bons jours, il va réussir à en faire 5 ou 6 à la chaîne. Autant vous dire que le créneau de chaque entretien est limité, le collaborateur a intérêt à ne pas avoir trop de choses à raconter. Et la qualité de l’entretien sera inversement proportionnelle à la date et à l’heure : ceux qui passeront en fin de journée dans les derniers jours n’auront de la part de leur chef épuisé qu’une oreille distraite…
Ça c’est du muri : c’est du déraisonnable, de l’excès, de la surcharge. Les conséquences : un manager fatigué, une qualité des entretiens qui n’est pas à la hauteur de l’enjeu, des collaborateurs frustrés.
Pour pouvoir faire de la place dans son agenda, Jean-Jacques a dégagé tout ce qu’il a pu : les tours de terrain, les points de pilotage quotidien et hebdomadaires. Pendant cette période, il n’est pas disponible pour ses chefs d’équipe ni pour les sujets de l’atelier. Il a fallu pour pouvoir faire sortir de leur poste toutes ces personnes sur si peu de temps faire appel à un ou deux intérimaires de plus. Comme il ne fait ça qu’une fois par an, il a fallu qu’il ressorte les consignes RH sur les bonnes pratiques de l’entretien individuel, autant dire que les premiers sont toujours un peu laborieux…
Ça c’est du mura : de la variabilité et de l’irrégularité, des coups de bourre qui désorganisent et qui amènent à sacrifier les bonnes pratiques pour tenir les délais.
Alors que peux faire Jean-Jacques ? Ne plus faire les entretiens individuels ? C’est tentant, mais quand il y pense il voit danser devant ses yeux des compteurs de récupération à faire à la main. Et puis c’est tout de même un bon outil de management.
Ou alors appliquer supprimer d’un coup le muri et le mura en lissant son activité. 50 entretiens individuels : en gros un par semaine. En lissant la charge sur l’ensemble de l’année, Jean-Jacques peut bloquer un créneau fixe dans son agenda au moment qui convient le mieux dans sa semaine type : il n’est pas obligé de sacrifier les autres rituels, et peut consacrer réellement du temps à préparer l’entretien. Comme il en fait un toutes les semaines, il est rompu à l’exercice et fait des entretiens plus efficaces. Chaque collaborateur a bien un entretien tous les ans, simplement ce n’est pas au même moment pour tout le monde.
Bref, tout le monde est gagnant.
Et je crois qu’en vrai, les huitres on peut en manger toute l’année.
Johann FOUBERT
Consultant
(*) Vous allez me dire, qu’est ce que c’est que cette organisation où Jean-Jacques a 50 personnes en direct ? Sachez que Jean-Jacques a 5 chefs d’équipe qui ont chacun une dizaine de personnes sous leur responsabilité, mais que comme ils ne sont pas cadres, les RH considèrent que tout de même, restons sérieux, c’est à lui de faire les entretiens de tout le monde. C’est bien entendu une situation fictive imaginée uniquement pour grossir le trait, dans la vraie vie ça ne pourrait pas se passer comme ça.
