Top 5, hebdo qualité, PIC & PDP, réunion d’info et point production-maintenance, que faire de ces rituels de management, clefs de la performance industrielle, lorsque survient une crise comme celle que nous vivons ?
Rituels de management en temps de crise ?
La réponse que tout consultant qui se respecte proférera en se drapant dans les bonnes pratiques est qu’il n’est bien entendu pas question de s’en passer, en vous rappelant toutes les bonnes raisons qui ont présidé à leur création. Il insistera également sur le fait que votre capacité à tenir ces rituels est une mesure de la maturité de votre organisation…
Vraiment ? Alors que vous devez faire tourner l’atelier avec 20% de personnel en moins, qu’il y a des incertitudes sur les approvisionnements et que vous n’avez aucune idée de la façon dont vous allez pouvoir continuer à faire travailler vos équipes dans de bonnes conditions sanitaires, est-il réellement important de préparer cette présentation pour la revue de direction ? Est-il si pertinent de faire la réunion d’information sur les résultats de TRS et de freinte du mois précédent ? A-t-on vraiment besoin de se voir tous les jours avec la maintenance ?
La réalité étant malheureusement complexe, la réponse à cette épineuse question est « ça dépend »… Mais comme « ça dépend », ça dépasse, allons un peu plus loin pour savoir quoi faire des rituels de management en temps de crise.
Cartographier les rituels pour décider de leur sort
Les rituels de management et les rituels opérationnels ont des objectifs, des participants et des modalités qui peuvent être très différents. Toutefois, on peut les classifier en considérant deux paramètres : leur temporalité (la maille de temps sur laquelle ils opèrent) et le niveau de responsabilité des participants et des décisions qui y sont prises.
En fonction de leur positionnement sur ce graphique, vous ne traiterez pas les rituels de la même façon. Votre système de rituels va évoluer par création, suppression, modification et renforcement.
La matrice de cartographie des rituels
La cellule de crise, c’est aussi un rituel
Court terme et haut niveau de responsabilité. Dans ce secteur, et dans un système de rituels bien construit, il ne doit pas y avoir grand-chose. Ça tombe bien, en temps de crise c’est un espace que l’on va investir naturellement par les cellules éponymes. La gestion de crise impose au top management qui d’habitude regarde loin de s’emparer des sujets de court terme.
Création des cellules de crise, abandon des rituels long terme
Comment organiser des cellules de crise où l’on va piloter à la maille de l’équipe et de la journée sans déposséder (et donc transformer en exécutant serviles) les niveaux de management plus proches du terrain ? Cela fera l’objet d’un autre article… mais c’est un des pièges de cette gestion de crise.
Le temps et l’énergie de l’équipe de direction n’étant pas inépuisables, il faudra sacrifier les rituels qui leurs sont en temps normal dévolus. Exit donc la revue de direction annuelle, les séances de réflexion sur le plan stratégique des 5 prochaines années, la revue des talents. Dommage dirons certains, chouette diront d’autres, mais en l’occurrence nécessité fait loi.
Proche du terrain et court terme ? On maintient absolument !
Court terme et premiers niveaux de management. On trouve là des rituels qui servent à piloter très opérationnellement l’activité, avec un horizon entre l’équipe et la semaine. Inutile de dire que non seulement il n’y a aucune raison d’y surseoir, mais encore il est nécessaire de soutenir vos équipes dans leur exécution.
En effet, l’excellence étant une question d’habitude[1], et que l’habitude ça prend du temps pour s’installer, il est possible que vos équipes soient tentées de tout arrêter pour se précipiter vers ce qui leur paraît urgent. Quand on est en situation de crise, le manque de sérénité peut amener des réactions inappropriées, c’est là qu’en tant que manager vous avez un rôle à jouer.
Préservation des rituels terrain court terme
Par ailleurs, vous avez conçu ces rituels précisément pour piloter et arbitrer dans les situations compliquées, la tentation ne devrait donc pas être trop grande (et si ce n’est pas le cas appelez-nous pour en parler…).
Les rituels de communication ? On renforce !
S’il y a bien une catégorie de rituels sur laquelle il ne faut pas mégoter, c’est celle-ci. Les équipes sont comme vous, elles sont dans l’incertitude. Vous n’avez sans doute pas beaucoup plus d’informations qu’elles, mais c’est votre rôle en tant que manager de structurer cette information pour la communiquer.
Renforcement des rituels de communication
Bien sûr, vous allez devoir changer le contenu des rituels de communication pour vous centrer davantage sur le court terme et sur les sujets opérationnels directement liés à la crise. Savoir que telle autre usine du groupe prévoit un investissement, ou que vous allez bientôt sortir une déclinaison sans OGM d’un de vos produits, ça paraît moins intéressant en ce moment.
Attention toutefois à donner un peu d’air et un peu de perspective, si vous ne parlez que de la crise en cours vous risquez la saturation (vous vous sentez bien après avoir regardé le journal télévisé en ce moment, vous ?)
Le moyen/long terme ? N’y revenez pas trop tard…
Vous avez préservé les rituels opérationnels de court terme, renforcé la communication, et l’équipe dirigeant est totalement mobilisée dans la cellule de crise quotidienne ? C’est bien, mais il reste une dernière étape, car sauf en cas de crise très ponctuelle, vous aurez besoin de tenir dans la distance, et de préparer la suite.
Et comme pour le moment, le top management ne s’occupe plus des sujets moyen/long terme, plus personne ne s’en occupe (la zone en bas à droite, celle où les équipes terrain s’occuperaient des sujets long terme, n’existe jamais…).
Il va donc falloir réintroduire du régime permanent dans la crise, en sortant une partie de l’équipe dirigeante des cellules de crise, en délégant une partie de cette gestion court terme au management terrain, ou toute autre adaptation qui vous paraît pertinente.
Probablement, la revue de direction ne reviendra pas tout de suite dans les rituels que vous allez réactiver. Probablement il faudra modifier des rituels et en créer d’autres, mais une chose est certaine : vous aurez besoin de recommencer à regarder vers l’avenir pour le préparer correctement.
Transfert de la gestion de crise au terrain, retour vers le long terme
Le monde d’après ? Ce que vous en ferez.
En étant un peu moins ambitieux, on peut tout au moins se poser la question du système de rituels une fois la crise passée. Chaque difficulté rencontrée doit être l’occasion d’un nouveau progrès[2], c’est donc le moment de capitaliser.
Tel rituel a été abandonné sans provoquer le moindre émoi, et finalement ça ne perturbe personne ? Dégagez-le .Au contraire, vous avez fait évoluer tel rituel de communication et tout le monde est enthousiaste ? Ancrez-le. De toute façon, vos rituels de management, comme votre organisation et vos pratiques, évoluent avec la maturité de vos équipes.
[1] « Nous sommes ce que nous répétons sans cesse. L’excellence n’est donc pas un acte, mais une habitude ». Aristote, Ethique à Nicomaque, II, 1, 4 et 5. C’est beau, et même si Aristote a aussi dit pas mal de bêtises, c’est pertinent.
[2] Ça c’est de Pierre de Coubertin. Une belle référence également, ma foi. En plus lui n’a pas dit n’importe quoi sur la chute des corps.
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